Point de vue du directeur d’une MDPH pilote sur le nouveau système d’information commun des MDPH

Publié le : 21 mars 2019-Mis à jour le : 15 avril 2019

Le 25 février dernier, la maison départementale des personnes handicapées (MDPH) de Paris a mis en service la version harmonisée de son système d’information. Fabrice Masi, directeur de la MDPH, revient sur le projet et le rôle de pilote.

Les 7 MDPH pilotes (Ain, Nord, Gers, Calvados, Seine-Maritime, Paris et Haute-Savoie) ainsi que celles de l’Aube et de la Mayenne ont déployé la version harmonisée de leur système d’information. Fin mars, elles seront rejointes par 4 autres MDPH : Seine-et-Marne, Charente-Maritime, Côtes-d'Armor et Seine-Saint-Denis. L’ensemble des MDPH doit mettre en service une solution labellisée avant la fin de l’année.

Vous faites partie des MDPH pilotes, comment résumeriez-vous ce rôle ?

Fabrice Masi : La MDPH de Paris s’est engagée dans le projet il y a 2 ans environ. En tant que pilote, nous avons participé à la conception de notre logiciel métier, tout en respectant les contraintes du référentiel national. Dans cette phase de conception, nous avons cherché à associer différentes compétences : « l’expertise SI » en interne, mais également les compétences « métier », car ce projet a de nombreuses conséquences sur l’organisation, les processus des MDPH. Classiquement, nous avons mis en place un comité de pilotage (copil) dédié à ce projet, avec des réunions au départ une fois par trimestre, puis chaque semaine. La difficulté résultait dans la conduite d’un projet comportant de nombreux impacts dans un calendrier très court par rapport à l’ampleur des changements à réaliser.
 
L’outil métier est aujourd’hui stabilisé, mais nous avons porté aussi des demandes d’évolution auprès de l’éditeur UP (à réaliser pour les mois à venir), afin d’optimiser le nouveau logiciel pour les professionnels des MDPH. Nous nous inscrivons donc dans une démarche d’amélioration continue pour le système d’information comme pour l’organisation et les pratiques de la MDPH qui en découlent.

En quelques mots, comment avez-vous piloté ce projet de transformation SI ? Qu’avez-vous mis en place pour accompagner vos équipes dans ce changement ?

Sur le plan de la conduite du changement (appropriation par les professionnels de la MDPH), nous avons alterné les présentations générales à l’ensemble des agents - pour partager les mêmes messages - et les présentations ciblées par services, en mettant l’accent sur les spécificités « métier ».

Nous avons formé un premier cercle de professionnels, pour qu’ils soient les ambassadeurs et référents du nouveau système d’information. Pour ces présentations, nous avons utilisé pour la première fois des tutoriels produits à la MDPH de Paris.
 
Nous poursuivons par ailleurs la tenue d’un copil dédié à ce projet pour prendre en compte le retour d’expérience des équipes et adapter les processus qui avaient été pensés, il y a quelques mois, « sur le papier ».

Quel intérêt présente ce nouvel outil harmonisé ?  

La transformation de notre système d’information a été couplée avec la mise en œuvre du « nouveau » formulaire CERFA de demandes. Cela nous a permis d’adapter le système d'information aux contraintes, mais aussi aux opportunités portées par le formulaire. La modernisation de la MDPH a donc été de pair avec des changements « métier » qualitatifs.
 
Plus spécifiquement pour la phase d’instruction des demandes, nous allons davantage automatiser certaines tâches et fiabiliser les données (recours au système national de gestion des identités - SNGI). S’agissant de la phase d’évaluation, potentiellement nous pourrons enrichir les informations sur la situation de l’usager et par conséquent mener une évaluation plus globale de ses besoins. Les nomenclatures harmonisées vont par ailleurs faciliter le transfert de dossiers entre MDPH (à Paris nous avons de nombreux transferts entrants ou sortants).
 
Nous avons également, lors de la conception du nouveau SI, mis l’accent sur l’ergonomie de l’outil métier en essayant de regrouper les écrans, afin de faciliter une lecture plus synthétique des données pour les utilisateurs (gain de temps, confort pour les agents).
 
Au-delà de ces quelques aspects, la dynamique de modernisation développée par la transformation du SI doit permettre à la MDPH de Paris de porter de nouveaux projets comme le développement de téléservices.

En route vers le palier 2

La CNSA a déjà engagé les travaux pour enrichir les fonctionnalités de ce système d’information commun, en lien avec les MDPH, les départements, les partenaires et les éditeurs. Elle a lancé un appel à candidatures pour recruter les MDPH pilotes de ce 2e palier d’harmonisation.

 

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