Le nouveau formulaire de demande aux maisons départementales des personnes handicapées entre en vigueur le 1er mai 2019

Publié le : 02 mai 2019-Mis à jour le : 13 mai 2019

Le nouveau formulaire de demande aux maisons départementales des personnes handicapées Cerfa N°15692*01 entre en vigueur le 1er mai 2019. Échange avec Florence Pichon, responsable du service accueil-enregistrement et chargée de communication à la maison départementale des personnes handicapées (MDPH) du Var, l’une des premières MDPH à l’avoir utilisé.

Le formulaire de demande aux maisons départementales des personnes handicapées (MDPH) a été révisé et publié au journal officiel en mai 2017. Pour laisser le temps aux MDPH d’intégrer le formulaire au nouveau système d’information, l’entrée en vigueur du formulaire Cerfa N°15692*01 a été fixée au 1er mai 2019. La MDPH du Var le propose à ses usagers depuis septembre 2017.

Comment s’est passée la mise en place du nouveau formulaire (Cerfa N°15692*01) ? Comment a-t-il été reçu par les usagers ?

La MDPH du Var a choisi d’utiliser le nouveau formulaire dès le 1er septembre 2017 pour permettre aux équipes de se l’approprier correctement. Durant les premiers mois, nous avons éclusé notre stock d’anciens formulaires imprimés, puis nous avons distribué le nouveau.
Nous avons maintenu les deux sur notre site internet jusqu’au 31 mars 2019. Depuis le 1er avril, seul le nouveau formulaire est téléchargeable.

Au début, ce nouveau formulaire et le principe de la demande générique ont perturbé les usagers. Ils étaient habitués à cocher les cases des prestations qu’ils souhaitaient demander. Ce n’est plus systématiquement le cas. Avec la demande générique, ils doivent exprimer leurs besoins et leurs attentes, puis c’est l’évaluation de leur situation qui permet d’envisager les prestations adaptées. L’exercice n’est pas toujours évident. Ils ont besoin de plus d’accompagnement pour le remplir. Ils n’ont pas compris pourquoi on « compliquait les choses », comme ils le disent.

La MDPH du Var traite environ 100 000 demandes chaque année. La grande majorité des formulaires arrive par courrier. La MDPH propose aussi un téléservice.
25 agents composent le pôle accueil-enregistrement : 6 sont en charge de l’accueil physique, de l’accueil téléphonique et de la numérisation des dossiers arrivés par voie postale ; 19 enregistrent les dossiers (première étape d’instruction et d’analyse de la demande).
Tous les agents du service accueil-enregistrement sont polyvalents. Chaque jour, ils changent de poste au sein du pôle.

Comment les équipes se le sont-elles approprié ? Avez-vous modifié vos pratiques à l’accueil ?  

Nous n’avons pas réorganisé l’accueil, mais nous avons fait en sorte de le rendre plus individualisé. Deux agents sont chargés de l’accueil physique : l’un prend en charge le « retrait et le dépôt de dossiers », l’autre renseigne les personnes de manière plus approfondie. Nous avons également installé un bureau où les personnes peuvent remplir leur dossier seul (ou en toute autonomie) et questionner l’agent d’accueil en cas de difficulté. Elles ont parfois du mal à exprimer leurs besoins, nous devons les guider dans leur démarche. C’est notre rôle, mais nous comptons aussi sur les associations, les travailleurs sociaux… Nos partenaires ont plus de mal à se l’approprier, ils sont aussi moins enclins à le diffuser, car il coûte plus cher à imprimer en raison du nombre de pages.

La demande générique suscite beaucoup de questions et nous sommes parfois à la limite des compétences d’un travailleur social, pour recueillir l’expression des besoins. Ceci est un atout et a permis une montée en compétences des agents d’accueil.
Nous les avons formés, nous avons organisé des réunions, tous métiers confondus pour expliquer la demande générique. La polyvalence des agents du service est un atout, car ils connaissent parfaitement toute la chaîne de traitement du dossier.
Parallèlement, et en attendant d’être équipé du système d’information harmonisé, nous avons adapté notre outil informatique à la demande générique.

Quelle plus-value constatez-vous pour la réponse aux besoins des personnes grâce à ce formulaire ? Quels sont vos conseils pour une meilleure appropriation par les professionnels ?

La plus-value n’est pas systématique. S’il n’est pas complet, si les personnes n’expriment pas leurs besoins ou si les réponses sont trop synthétiques, les temps d’instruction et de l’évaluation vont être allongés. Les équipes doivent reprendre l’attache de l’usager pour des informations complémentaires.

En revanche, s’il est complet et bien renseigné, le nouveau formulaire est une plus-value. On peut faire du sur-mesure en termes d’évaluation et cela facilite le travail des équipes d’évaluation qui peuvent ainsi attribuer à la personne l'ensemble des prestations auxquelles elle a droit, de manière plus personnalisée. Il est donc primordial d’accompagner les personnes dans le remplissage.

Le formulaire permet de mieux guider l’usager et de faciliter l’évaluation et l’ouverture de droits adaptés. Pour qu’il soit mieux utilisé, je donnerais les conseils suivants aux MDPH, par exemple :

  • informer les partenaires et travailler avec eux sur ce formulaire, expliquer pourquoi il est important de le compléter ;
  • travailler avec les équipes de l’accueil sur la façon de guider l’usager dans l’expression de leurs besoins ;
  • mettre en place des réunions d’information, des formations sur le formulaire, des groupes de travail avec des cas pratiques ;
  • rechercher une harmonisation des discours à l’accueil ;
  • disposer d’un espace dédié pour recevoir l’usager sur un temps plus long que d’habitude ;
  • se rapprocher de la caisse d’allocations familiales (CAF) pour n’envoyer que ce qui est complété par l’usager.

À quoi ressemble le nouveau formulaire ?

Le nouveau formulaire comporte 20 pages. Il permet de détailler l'ensemble des besoins de la vie quotidienne, de la vie scolaire ou de la vie professionnelle, d’exprimer les demandes de droits ou de prestations. Il prend également en considération les besoins du proche aidant. La personne n’est pas tenue de remplir et d’imprimer l'ensemble du formulaire, elle renseigne uniquement les parties qui concernent sa situation.
Dans cette nouvelle version, les questions ont été reformulées dans un langage simplifié pour assurer une meilleure compréhension des personnes.

Les anciens formulaires déposés à la MDPH après le 1er mai seront-ils acceptés ?

Selon la réglementation en vigueur, les anciens formulaires ne seront plus acceptés après le 1er mai 2019. Dans la pratique, certaines MDPH les tolèreront encore les semaines suivantes pour éviter aux personnes de remplir une deuxième fois leur dossier.

 

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Vidéo sur le nouveau formulaire de demande à la MDPHVidéo expliquant le principe de la demande générique
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