Réponses aux questions fréquentes sur ESMS numérique

Publié le : 07 juin 2022-Mis à jour le : 09 juin 2022

Retrouvez dans cet article les réponses aux questions les plus fréquemment posées par les porteurs de projets qui souhaitent bénéficier d’un financement dans le cadre du programme ESMS numérique. Cette foire aux questions a été élaborée avec les agences régionales de santé.

Conditions d'éligibilité et/ou de recevabilité

  • Quels sont les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) qui peuvent bénéficier de la mise en œuvre de la phase de généralisation du programme ESMS numérique ?

Tous les ESSMS mentionnés à l’art L.312-1 du CASF sont éligibles au programme, y compris les ESSMS financés exclusivement par les conseils départementaux (Cf. II.A de l’instruction N° DNS/CNSA/DGCS/2022/34 du 8 février 2022).

  • Est-ce que les services à domicile proposant à la fois un accompagnement aux activités essentielles à la vie (tels que définis à l’article L312-1 du I du CASF, 6° et 7°) et des services d’aide à la personne dits de « confort » sont éligibles au programme ?

Oui, mais seule la partie de leur activité d’accompagnement aux activités essentielles à la vie sera prise en compte. Pour plus d’informations, il est conseillé au porteur du projet de se rapprocher de son agence régionale de santé (ARS).

  • Est-il possible de monter un groupement de plusieurs organismes gestionnaires de tailles différentes ?

Oui. Ces groupements doivent préfigurer des coopérations pérennes entre leurs membres pour notamment améliorer le management du système d’information, sans que cela ne soit une stricte condition d’accès à la subvention. Le groupement doit avoir du sens : un projet commun, des ressources partagées, une cohérence dans la durée et potentiellement la préfiguration d’une DSI commune, par exemple.

  • Quel est l’intérêt pour des petits organismes gestionnaires (OG) de constituer un groupement avec un moyen ou un gros OG ?

Le fait que des petits organismes gestionnaires rejoignent un groupement porté par un moyen ou un gros OG leur permet :

  • De bénéficier d’une expertise métier et en matière de système d’information, d’un retour d’expérience partagé, d’une position plus forte face aux éditeurs,
  • De mutualiser des budgets : de formation, des ressources humaines (exemple : chef de projet SI, responsable sécurité),
  • D’obtenir plus rapidement une solution pré-packagée.
  • Un groupement peut-il être composé d’ESSMS gérant différents publics (personnes âgées, personnes handicapées, etc.) ?

Oui, à condition que ce groupement présente une dominante de secteur et que cette mixité corresponde à une stratégie définie par le groupement. La solution de dossier usager informatisé (DUI) retenue doit répondre aux besoins et aux usages identifiés par les établissements du groupement (notamment au travers des nomenclatures des besoins et prestations des personnes handicapées développées dans le cadre de la réforme Sérafin-PH). Une seule solution DUI doit être retenue.

  • Pour les organismes gestionnaires gérant moins de 15 ESSMS (ou 8 pour les territoires ultra-marins et la Corse), l’adhésion à un groupement est-elle obligatoire pour répondre à l’appel à projets régional (AAP) ?

Non, mais dans le cadre de la phase de généralisation du programme ESSMS numérique, le principe pour les gestionnaires est de présenter des projets concernant idéalement 15 structures pour la mise en place de leur DUI dans les territoires métropolitains et idéalement 8 dans les territoires ultra-marins et la Corse (Cf II.B de l’instruction N° DNS/CNSA/DGCS/2022/34 du 8 février 2022).
Les organismes gestionnaires dont le nombre d’ESSMS n’atteint pas ce minimum sont invités à constituer des groupements (dits « grappes ») pour répondre à l’AAP régional, afin de porter un projet commun et de sécuriser la mise en œuvre des projets.
Les ARS apprécieront, au cas par cas, si le groupement de moins de 15 ESSMS (ou 8 pour les territoires ultra-marins et la Corse) est éligible à l’aide.

  • Pour les établissements souhaitant se joindre à un groupement, existe-t-il une liste des établissements volontaires ?

Les structures peuvent se rapprocher de leurs ARS, qui les orienteront ensuite vers les acteurs concernés.

  • Est-il possible de répondre à l’appel à projets ESMS numérique pour poursuivre le travail engagé lors des appels à projets Télémédecine en foyer d’accueil médicalisé (FAM) et maison d’accueil spécialisé (MAS) ?

Non. Le financement des outils de télémédecine ne rentre pas dans ce cadre, le programme ESMS numérique vise à déployer des solutions dossier usager informatisé communicantes et interopérables dans les ESSMS.
Les deux financements sont différents, mais complémentaires et peuvent être cumulés.

  • Est-ce qu’un établissement sans numéro FINESS peut prétendre à un financement du programme ESMS numérique ?

Non. Seuls les établissements dotés d’un numéro FINESS géographique peuvent prétendre à un financement ESMS numérique.

  • Un projet peut-il intégrer plusieurs solutions dossier usager informatisé (DUI) différentes : plusieurs éditeurs et/ou plusieurs modes d’hébergement ?

Non. La solution logicielle choisie et les modes d’hébergement des données doivent être les mêmes pour tous les ESSMS qui composent le projet.

  • Un projet peut-il intégrer des établissements en montée de version et des établissements en acquisition ?

Oui, ces grappes dites « mixtes » peuvent être éligibles au programme ESMS numérique, sous certaines conditions. Les candidatures seront étudiées au cas par cas par les ARS.

  • Un projet intégrant des établissements en montée de version et des établissements en acquisition doit-il obligatoirement recourir à une procédure d’achat cadrée par le code de la commande publique ?

Oui dès lors qu’au moins un organisme gestionnaire du groupement est soumis au code de la commande publique.

  • Est-ce qu’un ESSMS rattaché à une entité nationale peut déposer un projet dans le cadre d’un groupement régional ?

Oui, s’il obtient un accord écrit de cette entité pour déposer un projet et si cette entité ne propose pas de DUI commun à tous ses ESSMS. Il devra fournir cet accord dans le projet déposé. L’établissement ne pourra obtenir qu’un seul financement ESMS numérique.

  • Les solutions DUI choisies dans le cadre des projets d’acquisition pour les établissements hors champs personnes âgées, personnes handicapées et domicile doivent-elles être obligatoirement référencées Ségur pour prétendre au financement du programme ESMS numérique ?

Oui, la solution DUI retenue doit obligatoirement être une solution référencée Ségur pour que le porteur de projet puisse bénéficier des financements du programme ESMS numérique.

  • Pour les projets d’acquisition concernant les structures du champ social, le choix de l’éditeur peut-il se faire sans mise en concurrence ?

Non, les porteurs de projets doivent effectuer une mise en concurrence pour le choix de l’éditeur, y compris pour les projets d’acquisition concernant les structures du champ social. Cette mise en concurrence n’a pas d’obligation à être encadrée par le code de la commande publique sauf pour les porteurs qui y sont soumis par leur statut. Des justificatifs de mise en concurrence pourront être demandés par les ARS.

  • Est-ce qu’un porteur de projet peut répondre à l’appel à projets régional sur un projet de mise en conformité même si sa solution DUI n’est pas référencée Ségur au moment de son dépôt de candidature ESMS numérique ?

Oui, mais l’éditeur doit être engagé dans la démarche de référencement. Il est recommandé aux établissements de se rapprocher de leur éditeur pour savoir si la solution DUI sera bien référencée Ségur.
La liste des éditeurs candidats au référencement Ségur du numérique en Santé est accessible sur le site de l’Agence du numérique en santé.  
Les solutions référencées dans le cadre du référencement Ségur du numérique en Santé sont accessibles sur le site de l’Agende du numérique en santé.

  • La solution choisie pour un projet d’acquisition doit-elle obligatoirement être référencée Ségur pour un groupement composé d’organismes gestionnaires avec des établissements du champ personnes âgées, personnes handicapées et des établissements du champ social ?

Deux cas de figure :

  1. Non, si le groupement est à grande majorité d’établissements des champs personnes âgées, personnes handicapées et domicile, il n’y a pas d’obligation à ce que la solution DUI soit référencée Ségur. Dans ce cas, la solution DUI choisie doit répondre au cahier des charges national (SAD) et répondre à toutes les expressions de besoins pour l’ensemble des établissements.
  2. Oui, si le groupement est à grande majorité d’établissements du secteur social, il y a une obligation à ce que la solution DUI soit référencée Ségur.

Appel à projets et instruction des projets

  • Les appels à projets régionaux 2022 sont-ils lancés ?

La phase de généralisation du programme ESMS numérique a été lancée par la publication de l’instruction N° DNS/CNSA/DGCS/2022/34 du 8 février 2022 relative à la mise en œuvre de la phase de généralisation du programme ESMS numérique. Les appels à projets régionaux qui en découlent ont été publiés dans la semaine du 14 mars 2022 sur les sites des différentes agences régionales de santé (ARS). Les porteurs sont invités à consulter le site internet de leur ARS.

  • Les groupements hospitaliers de territoire (GHT) peuvent-ils porter un projet de dossier usager informatisé dans le cadre du programme ESMS numérique ?

Oui, un GHT peut en effet porter un projet pour les établissements et services médico-sociaux qui lui sont rattachés. Il peut par ailleurs associer des ESSMS autonomes à son projet.
La solution DUI choisie pour une acquisition ou la convergence avec le dossier patient informatisé (DPI) doit répondre au cahier des charges national du DUI ou au dossier de spécifications de référencement (DSR) médico-social.

  • Est-ce qu’un projet déposé pendant la phase d’amorçage, répondant aux critères de recevabilité, mais n’ayant pas pu être financé sur cette phase, sera réétudié systématiquement lors de la phase de généralisation ?

Un groupement dont la demande d’aide n’a pas été retenue dans la phase d’amorçage malgré sa conformité (respect des critères d’éligibilité présents dans l’instruction) et qui émet le souhait de le maintenir verra son projet réétudié au regard de la nouvelle instruction. Cependant l’ARS concernée pourra demander un nouveau dépôt de dossier dans le cadre d’un nouvel appel à projets.

  • Comment peut-on faire une demande d’aide à l’investissement numérique ?

Le porteur peut déposer sa demande d’aide dans l’outil PAI numérique de la CNSA. Un guide d’utilisation de l’outil PAI numérique est consultable sur le site de la CNSA.  

  • Quelle est la date prévisionnelle de réponse de l’ARS sur les dossiers retenus ?

Les projets sont instruits au fil de l’eau et les décisions sont prises en fonction des comités d’arbitrage dont le calendrier est laissé à l’appréciation de chaque ARS. Les notifications sont donc réalisées en fonction du calendrier de chaque ARS. Les engagements financiers pour des opérations retenues en 2022 seront effectués avant le 31 décembre 2022.

  • Qui peut candidater à l’appel à projets national ?

Un projet réunissant 50 ESSMS ou plus et les ESSMS participant à un projet de portée national peuvent candidater à l’appel à projets national (cf. II.C. de l’instruction N° DNS/CNSA/DGCS/2022/34 du 8 février 2022).

  • Qui sélectionne les projets de l’appel à projets national ?

La Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie et la Délégation ministérielle au numérique en santé sélectionnent les projets de l’appel à projets national relatif au dossier usager informatisé (cf. II.C. de l’instruction N° DNS/CNSA/DGCS/2022/34 du 8 février 2022).

  • Un projet peut-il être multirégional ?

Oui, le porteur dépose alors son projet auprès de l’ARS de la région regroupant le plus d’ESSMS du projet, dite « ARS pivot ».

Financements

  • Que peut-on financer avec le programme ESMS numérique ?

Le principe général du financement ESMS numérique repose sur deux critères généraux :

  1. S’équiper (acquérir, faire évoluer ou développer les usages d’une solution existante) d’un logiciel dossier usager informatisé (DUI) conforme aux exigences nationales. Ce critère est une condition à l’accès au financement. Il permet de s’assurer que les conditions techniques du projet sont réunies pour l’atteinte des objectifs du programme ;
  2. S’engager à atteindre des cibles d’utilisation. Ce critère est une condition de versement des financements. Il permet de s’assurer que, une fois les conditions techniques réunies, le logiciel de DUI est effectivement utilisé par les professionnels. Des financements spécifiques sont possibles pour les organismes gestionnaires de petite taille (moins de 15 ESSMS ou moins de 8 ESSMS pour les territoires ultra-marins et la Corse) :
  • Les équipements et infrastructures nécessaires à l’usage du DUI par les professionnels pour chacun des ESSMS du projet,
  • Les prestations d’assistance à maîtrise d’ouvrage du projet :
    • pour un accompagnement au pilotage du projet de DUI
    • pour un accompagnement dans la conduite de la procédure de marché, uniquement dans le cas où le porteur recourt au marché national porté par la centrale d’achat mandatée par la CNSA (Système d’achat dynamique porté par le RESAH).

Ces forfaits spécifiques peuvent être modulés par l’agence régionale de santé (ARS) en fonction de l’appréciation du besoin.
Les modalités et montants de financement sont précisés dans l’instruction N°DNS/CNSA/DGCS/2022/34 du 8 février 2022 relative à la mise en œuvre de la phase de généralisation du programme ESMS numérique. Une fiche pratique est également accessible sur le site de l’Agence du numérique en santé (PDF).

  • Qui peut prétendre aux financements spécifiques ?

Les organismes gestionnaires de petite taille (moins de 15 ESSMS ou moins de 8 ESSMS pour les territoires ultra-marins et la Corse) participant ou portant un projet financé par le programme ESMS numérique peuvent bénéficier de financements spécifiques visant à leur permettre d’accélérer le rattrapage et, selon les cas, de sécuriser leur projet (cf. II.D.3 de l’instruction N° DNS/CNSA/DGCS/2022/34 du 8 février 2022).

  • Que finance le dispositif SONS (Système ouvert et non sélectif) ?

Le dispositif SONS est un mécanisme d’achat par l’État pour le compte des ESSMS qui disposent déjà d’une solution DUI.

La « Prestation Ségur » délivrée dans ce cadre couvre 6 dimensions :

  1. La licence d’utilisation de la solution DUI sur le périmètre couvert par le dossier de spécifications de référencement (DSR)
  2. Les frais d’installation, de configuration, de qualification
  3. La maintenance corrective du périmètre couvert par le DSR
  4. La formation des professionnels de l’établissement
  5. Le suivi du projet et livraison de la documentation
  6.  L’accompagnement à l’obtention d’un certificat logiciel de type organisation quand nécessaire.

Le dispositif SONS finance la mise en conformité de solutions DUI compatibles avec Mon Espace Santé selon un dossier de spécifications de référencement.
La prestation ne finance pas :

  • Le financement de boîtes aux lettres messagerie sécurisée de santé nominatives, applicatives et/ou organisationnelles ;
  • Les coûts associés à un changement complet de logiciel, indépendamment des évolutions évoquées dans les DSR, ou au rattrapage lié à une version vétuste du logiciel ;
  • Les coûts d’infrastructure additionnels éventuellement nécessaires (acquisition de serveurs, migration de système de gestion de base de données, etc.) à l’installation de la version référencée.
  • Est-il possible d’obtenir un financement uniquement pour un équipement matériel dans le cadre du programme ESMS numérique ?

Non, le financement du matériel entre dans le cadre du projet de déploiement du DUI.

  • Un même ESSMS peut-il percevoir un financement ESMS Numérique à plusieurs reprises pour l’installation ou la montée de version de la même solution DUI ?

Non, un même établissement ne peut recevoir qu’un seul financement ESMS numérique sur la durée du programme, de 2021 à 2025, que ce soit pour l’installation ou la montée de version de la même solution DUI.

  • Un même ESSMS peut-il percevoir un financement ESMS Numérique à plusieurs reprises pour l’installation plusieurs solutions DUI différentes ?

Non, un même ESSMS ne peut percevoir un financement ESMS numérique pour deux solutions différentes de DUI.

  • Que se passe-t-il si les cibles d’utilisation ne sont pas atteintes dans les délais (9 mois pour une montée de version et 18 mois pour une acquisition) ?

Ces délais peuvent être révisés par l’ARS, qui évalue l’avancée des projets. Les conditions de versement sont définies dans les conventions.

L'articulation entre le programme ESMS numérique et le dispositif SONS

  • Quelle est la différence entre le cahier des charges national et le dossier de spécification de référencement (DSR) ?

Le cahier des charges national est composé des différents périmètres fonctionnels d’un dossier usager informatisé (DUI) tels que décrits dans le document réalisé par l’ANAP : « Fonctions numériques des systèmes d’information des ESSMS ». Il reprend les besoins et usages « métier ». Le DSR apporte quant à lui des exigences fonctionnelles plus précises et détaillées.
La version de la solution DUI référencée Ségur va permettre :

  • Un meilleur accompagnement de l’usager (admission, gestion administrative, parcours de soin…), une meilleure coordination des acteurs internes et externes grâce au partage d’informations importantes.
  • L’intégration, dans le DUI de l’ESSMS, des documents produits par les professionnels du secteur sanitaire, reçus de professionnels de santé par la messagerie sécurisée de santé ou provenant du dossier médical partagé (DMP) usagers, tels que le volet retour du dossier de liaison, le volet de synthèse médicale, les comptes rendus de biologie, les lettres de liaison de sortie, les ordonnances et prescriptions.
  • La production de documents et données numériques, en particulier le projet personnalisé d’accompagnement, le volet de synthèse médicale, le dossier de liaison d’urgence, les lettres de liaison d’entrée, les ordonnances et prescriptions, les grilles d’évaluation du secteur médico-social et les comptes rendus d’évaluation associés, les plans de soins, les CERFA liés à l’ouverture et à la mise à jour des prestations individuelles, les attestations d’hébergement et les attestations de sortie de l’usager ;
  • L’envoi de ces documents et données numériques par messagerie sécurisée de santé (MSSanté) vers un professionnel ou vers la personne accompagnée par MSSanté citoyenne, et leur alimentation systématique dans le DMP de l’usager.
  • Est-ce qu’une solution DUI qui répond au cahier des charges national répond forcément au référencement Ségur et inversement ?

Non, les 2 documents techniques ne portent pas sur les mêmes périmètres : le périmètre du cahier des charges national couvre l’ensemble de la cartographie fonctionnelle du DUI tandis que le DSR n’en couvre qu’une partie.
Les exigences contenues dans le DSR sont plus précises et détaillées.

  • Un ESSMS qui passe une commande auprès d’un éditeur pour bénéficier de la « Prestation Ségur » peut-il percevoir un financement ESMS numérique pour une autre solution DUI ?

Non, l’ESSMS ne peut plus être financé au titre d’ESMS numérique pour une autre solution DUI.

  • Est-ce que l’éditeur d’une structure peut prétendre au financement dans le cadre du dispositif SONS sans que la structure qui passe la commande soit engagée dans le programme ESMS numérique ?

Oui, il est possible que la structure qui passe la commande pour SONS ne soit pas engagée dans le programme ESMS numérique, mais ce n’est pas souhaitable dans la mesure où le développement des usages du DUI et des services socles constitue un enjeu essentiel, intégré dans le programme ESMS numérique.
Dans tous les cas, la solution DUI proposée doit être référencée Ségur.

  • Les établissements qui ont obtenu des financements dans la phase d’amorçage du programme ESMS numérique peuvent-ils bénéficier, après la mise en place de la version définie dans le cadre du programme, de la mise en place d’une solution référencée Ségur dans le cadre du dispositif SONS ?

Les demandes de financement SONS ne concernent que les cas de « mise en conformité Ségur des DUI des ESSMS ».
Oui, les demandes d’éditeurs portant sur des ESSMS qui ont été bénéficiaires dans le cadre de la phase d’amorçage d’une aide à l’acquisition ou d’une montée de version par le biais du programme ESMS numérique sont éligibles au SONS.
Pour plus d’informations vous pouvez consulter le site internet de l’ANS.

  • Est-ce qu’un établissement peut démarrer une mise en conformité via le dispositif SONS et déposer ensuite un dossier ESMS numérique ?

Oui, les deux procédures peuvent être dissociées.
Néanmoins, pour les projets de montée de version, le porteur de projet pourra bénéficier des financements du programme ESMS numérique si et seulement si la solution DUI concernée est référencée Ségur.

 

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Documents à télécharger

Foire aux questions du programme ESMS numérique (DOCX, 124.13 Ko)
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