CNSA.fr

SI harmonisé MDPH

Le programme Système d’information harmonisé des maisons départementales des personnes handicapées (MDPH) consiste à moderniser le fonctionnement des MDPH, à faciliter la transmission d’informations à leurs partenaires et à simplifier leurs relations avec les usagers.

Le programme Système d’information commun des MDPH, c’est quoi ?

Le programme système d’information commun des maisons départementales des personnes handicapées (MDPH) consiste à moderniser le fonctionnement des MDPH, à faciliter la transmission d’informations à leurs partenaires et à simplifier leurs relations avec les usagers.

Concrètement, il s’agit d’harmoniser l’informatisation des processus métier au sein des MDPH allant de l’instruction de la demande jusqu’au suivi des décisions et d’automatiser les échanges avec ses partenaires : la Caisse nationale d’allocations familiales, l’Imprimerie nationale, les agences régionales de santé (ARS), les établissements et services médico-sociaux (ESMS) l’Éducation nationale, Pôle emploi et la CNSA. 100 % des MDPH ont aujourd’hui une solution labellisée pour leur cœur de métier. La prochaine étape est de poursuivre la dématérialisation et l’automatisation des échanges avec leurs partenaires.

Parallèlement, le système d’information des MDPH est progressivement connecté au téléservice « MDPH en ligne ». Avec ce téléservice, les personnes handicapées peuvent déposer une demande dématérialisée. Elles ont également la possibilité de suivre l’avancement de leur demande sur leur espace personnel.

Une labellisation et des contrôles de conformité (des tests avec les MDPH pilotes) garantissent la qualité des solutions informatiques utilisées par les MDPH.

Fonctionnalités du SI Harmonisé

Avant tout, le programme a permis d’harmoniser les fonctionnalités majeures du traitement d’une demande en MDPH avec, notamment :

  • Enregistrement des dossiers
  • Étude de la recevabilité des demandes
  • Évaluation des besoins
  • Élaboration d’une proposition de compensation
  • Gestion des décisions
  • Gestion des contentieux
  • Notification des décisions

Mais au-delà de ces fonctionnalités « cœur de métier », le programme SIH a permis d’imposer aux éditeurs de SI-MDPH la mise en place d’échange de donnée, harmonisés, avec les partenaires des MDPH :

  • échange de données avec les caisses d’allocations familiales (CAF) pour accélérer le paiement des prestations (allocation aux adultes handicapés – AAH, allocation éducation enfant handicapé – AEEH…) ;
  • suivi des décisions d’orientation et d’admission des personnes avec les établissements médico-sociaux et les agences régionales de santé (ARS) ;
  • transmission des demandes de carte mobilité inclusion (CMI) à l’Imprimerie nationale ;
  • identification de l’usager via le système national de gestion des identifiants (certification SNGI) de la Caisse nationale d’assurance vieillesse (CNAV) ; 
  • transmission des décisions de la commission des droits et de l’autonomie des personnes handicapées (CDAPH) en matière de scolarisation et de tout autre élément figurant dans le projet personnalisé de scolarisation vers le livret parcours inclusif numérique (LPI) de l’Éducation nationale ;
  • transmission des décisions CDAPH de reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé, d’orientations professionnelles et de leur durée à Pôle emploi et aux Cap emploi ;
  • remontée des données vers l’entrepôt de données de la CNSA pour une meilleure connaissance du public des MDPH.

Le système d’information commun MDPH constitue un maillon essentiel des échanges avec les personnes handicapées et les partenaires.

Les différentes briques du SI commun MDPH

Le programme d’harmonisation des systèmes d’information des MDPH est mené par palier.

Chaque palier correspond à un périmètre de fonctionnalités de l’outil métier. 

Le Palier 1

Le palier 1 a été déployé de fin 2018 à 2021. Il a permis d’harmoniser les processus métiers des MDPH, depuis l’instruction des demandes jusqu’à la décision, adressée à l’usager dans le tronc commun.

Il a également apporté les fonctionnalités d’échange suivantes. 

Au moment du renouvellement ou de l’attribution d’une aide (AAH, AEEH) à une personne en situation de handicap, la MDPH transmet automatiquement la décision à la CAF. La mise en place d’un échange de flux dématérialisés et automatisés permet de réduire les délais de traitement des dossiers des usagers et d’atteindre progressivement l’objectif « zéro papier ». Démarré en 2018, le déploiement se poursuit. 

La nouvelle version du système d’information commun des MDPH permet d’automatiser les échanges entre la MDPH et l’Imprimerie nationale pour la fabrication des cartes mobilité inclusion et d’envoyer des notifications simplifiées à l’usager.

Le Palier 1 du SIH a apporté une fonctionnalité permettant d’exporter vers l’outil de suivi des orientations (SI SDO), les décisions d’orientation en ESMS prise par les MDPH.

Le déploiement du système d’information de suivi des orientations a renforcé la concertation de l’ensemble des acteurs autour de l’accompagnement des personnes handicapées. Il a vocation à soutenir la mise en œuvre de la réponse accompagnée pour tous

Initialement représenté par 2 systèmes d’informations (Via Trajectoire et Osmose), en 2022, la solution Via Trajectoire est devenue l’unique solution de suivi des orientations pour les MDPH à la suite de l’abandon par l’ARS de la Réunion et celle de Mayotte de la solution Osmose.

En 2024, 101 départements ont donc fait le choix de Via Trajectoire comme SI SDO.

L’outil de suivi des orientations est la passerelle entre le système d’information des maisons départementales des personnes handicapées et celui des établissements et services médico-sociaux. Il offre une vision consolidée et instantanée des suites données aux décisions d’orientation en établissement d’hébergement permanent et service, c'est-à-dire l’état d’avancement des démarches engagées pour l’admission des personnes handicapées. Les professionnels des MDPH et des établissements et services médico-sociaux disposent d’une vision plus opérationnelle et partagée qui facilite leurs échanges.

Le système d’information de suivi des orientations est lui-même connecté à la base FINESS pour représenter dans son annuaire de manière exhaustive la liste des établissements d’un territoire et au répertoire opérationnel des ressources (ROR) pour recueillir la description précise de leur offre (heures d'accueil, âge minimum ou maximum de prise en charge, types d'équipements...). Le ROR utilise une nomenclature nationale qui permet de décrire l'offre de soins de façon homogène et cohérente sur tout le territoire, pour ensuite faciliter la comparaison de l'offre et donc l'orientation.

La MDPH transmet, à partir de son système d’information, les informations relatives à la personne et celles concernant le ou les établissements et services ou catégories d’établissements et services mentionnés dans la décision d’orientation vers le système d’information de suivi des décisions d’orientation. Le ou les établissements et services médico-sociaux concernés renseignent alors les suites données à la décision de la MDPH (prise de contact avec la personne, analyse du dossier, entrée/sortie, liste d’attente et places disponibles…). La MDPH dispose d’informations mises à jour régulièrement sur les démarches de l’usager (prise de contact) et sur la décision de l’établissement ou du service.

À noter

L'accès à cet outil pour les personnes handicapées et leur famille est possible via l’espace usager de Via Trajectoire. Le déploiement de cet espace usager est en cours dans les territoires départementaux, en lien avec les stratégies régionales de fourniture de services numériques aux usagers. De plus, une expérimentation ayant débutée en septembre 2023, dans 11 départements, est en cours concernant la mise en place d’un dossier de demande unique d’admission en établissement : l’objectif de cette nouvelle fonctionnalité, intégrée à l’espace usager de Via Trajectoire, et qui devrait commencer à être généralisée au second semestre 2024, est de permettre aux bénéficiaires d’une décision d’orientation de ne remplir qu’une seule demande d’admission en établissement et ce, quel que soit le nombre d’établissements sollicités par le bénéficiaire.

En tant qu’administrations, les MDPH sont tenues de mettre à disposition de leurs usagers un téléservice leur permettant de réaliser leurs démarches de manière dématérialisée. La CNSA leur propose le téléservice MDPH en ligne : une première version a été livrée en janvier 2019. La version interconnectée avec les systèmes d’information des MDPH est déployée dans le cadre du palier 2.1. Ce service est 100 % accessible et homologué RGS.

La CNSA a proposé le téléservice MDPH en ligne aux MDPH en 2019.

  • 82 MDPH ont choisi de s’équiper de MDPH en ligne
  • les autres utilisent le téléservice de leur conseil départemental, un téléservice conçu par un autre éditeur, ou sont encore en réflexion.

Avec MDPH en ligne, le demandeur (la personne handicapée ou un aidant) peut saisir et transmettre sa demande en ligne. Il y joint les pièces obligatoires et complémentaires.

Depuis la mise en place du Palier 2 du SIH, le téléservice peut communiquer directement avec le logiciel de la MDPH, facilitant ainsi l’instruction des dossiers pour les professionnels. Grâce à l’interconnexion entre les SI MDPH et le téléservice, les données renseignées par les personnes sur le portail MDPH en ligne sont directement intégrées dans le logiciel de la MDPH, ce qui évite aux agents de ressaisir les informations. Le dossier est traité intégralement de manière numérique, depuis le dépôt de la demande jusqu’à la notification des décisions de la commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées (CDAPH) à l’usager. Les professionnels peuvent par exemple demander des documents complémentaires à l’usager, lui communiquer automatiquement l’état d’avancement de son dossier ou lui transmettre ses notifications de droits directement depuis le système d’information.

Un véritable outil de suivi des demandes pour les usagers

Les demandeurs et bénéficiaires de prestations de compensation, ainsi que leurs proches, peuvent si besoin corriger ou compléter les informations communiquées, suivre l’avancement de leur dossier, consulter les droits et prestations qui leur sont accordés, et ce, directement depuis le téléservice, sans se déplacer en MDPH.

Le Palier 2

Le palier 2 a apporté :

  • des mises aux normes législatives 
  • de nouvelles fonctionnalités qui améliorent la qualité du service rendu à l’usager et l’organisation du travail des professionnels. 
  • l’harmonisation de fonctionnalités existantes (gestion des contentieux) ou nouvelles (gestion des PAG, MISPE, PCPE)

Les travaux de conception de cette phase ont été initiés fin 2018, et le déploiement des nouvelles fonctionnalités a démarré en 2021.

Le centre de données SI MDPH permet, grâce à un outil d’extraction automatique de données du système d’information des MDPH, de produire des statistiques anonymisées en continu sur les personnes handicapées et leur parcours.

La connaissance des besoins des personnes handicapées est un outil de pilotage précieux pour les MDPH. Elles bénéficient ainsi d’une connaissance fine des besoins de leurs usagers, de leurs parcours et de la meilleure adéquation entre les besoins et les réponses apportées. Au niveau national, ces données sont indispensables pour définir les axes des futures politiques publiques.

A noter

En juin 2022, 99 MDPH avaient remonté des statistiques vers le centre de données et 14 avaient reçu leurs premiers rapports d’analyse.

> Consulter le baromètre des MDPH

Pour faciliter l’accompagnement professionnel des personnes en situation de handicap, le système d’information harmonisé permet l’échange automatique de données entre les MDPH et Pôle emploi. Le dossier des personnes en situation de handicap est ainsi automatiquement mis à jour dans le système d’information de Pôle Emploi, de manière transparente pour l’usager.

Le livret de parcours inclusif vise à faciliter la mise en œuvre de décisions relatives à la scolarisation d’élèves en situation de handicap. Copiloté par le ministère de l’Éducation nationale, il centralise les informations relatives à l’élève, à son parcours et aux aménagements ou accompagnements mis en place (programme personnalisé de réussite éducative, projet d’accueil individualisé, projet personnalisé de scolarisation, GEVA-Sco…). Il est généralisé depuis le 1er janvier 2022.

La labellisation des solutions du SI MDPH

Le label SI commun MDPH atteste de la conformité des solutions présentées à la labellisation par les maitres d’œuvre à l’ensemble des exigences fonctionnelles obligatoires.

La labellisation porte sur des blocs fonctionnels couvrant les exigences :

  • cœur de métier ;
  • relations individus ;
  • relations partenaires ;
  • support.

Obtenir le label SI commun MDPH

La procédure d’obtention du label SI commun MDPH est ouverte à toute personne morale propriétaire d’une solution logicielle destinée aux MDPH. Celle-ci inclut les MDPH qui développent leurs propres solutions conjointement avec les conseils départementaux avec lesquels elles sont liées.

La labellisation est une démarche volontaire. Chaque candidat peut s’engager dans le processus s’il estime que sa solution est conforme aux exigences et au périmètre du référentiel fonctionnel (RF) en vigueur à la date d’octroi du label.

Étape du processus de labellisation

L’éditeur candidat à la labellisation : 

  • téléchargement des modèles de documents convention et règlement de labellisation (documents téléchargeables dans la colonne droite),
  • envoi des pièces par voie électronique ;

La CNSA : vérification administrative de la complétude du dossier.

Vérification de conformité préliminaire de la candidature : démonstration du SI sur la base d’un échantillon d’exigences du référentiel fonctionnel (voir documents à télécharger dans la colonne de droite) ;

Vérification de conformité de la solution à l’ensemble des exigences du référentiel fonctionnel sur la base des scénarios de labellisation (voir documents à télécharger dans la colonne de droite) :

  • Visites de conformité,
  • Rapport sur la conformité et comité de labellisation.

Signature de la convention de label par la CNSA : à partir de l’exemplaire envoyé par le candidat lors du dépôt de son dossier de candidature.

Étape post-labellisation

Tous les six mois, les candidats labellisés devront attester que leur solution est toujours en ligne avec le référentiel fonctionnel le plus récent.

Dès le déploiement de la solution, des visites complémentaires chez les MDPH peuvent avoir lieu. Leur but est de vérifier que les concepts du référentiel fonctionnel sont bien utilisés. 

Des visites d’audit peuvent avoir lieu dans les MDPH. Si, à la suite d’une visite complémentaire ou d’un signalement d’une MDPH, un dysfonctionnement est constaté, une visite d’audit peut alors être réalisée sur le périmètre concerné. 

Constituer son dossier de candidature

Le candidat doit remettre son dossier de candidature dûment rempli et signé, constitué : 

Des annexes sont à fournir avec la convention et le règlement :

  • le plan assurance sécurité de la vérification de conformité du label « SI commun MDPH » ;
  • la licence d’utilisation de la solution labellisée ;
  • les décisions éventuellement délivrées par les organismes partenaires chargés des flux d’échange : CNAF/SNGI, Imprimerie nationale... afin d’attester de la bonne mise en œuvre des flux correspondants.

Le dossier est à envoyer par courriel à l’équipe Programme SI MDPH et/ou par voie postale :

Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie
Programme SI MDPH
66, avenue du Maine 75682 Paris cedex 14

Une foire aux questions (pdf, 77.71 Ko) est téléchargeable en bas de page pour répondre aux interrogations que peuvent se poser les candidats.

Les solutions labellisées

  • Éditeur Atol conseils et développements : logiciel et composants WebMDPH v1.0.0 labellisé ;
  • Éditeur Worldline :
    • logiciel et composants Genesis MDPH v3 labellisé,
    • logiciel et composants Genesis évaluation v1 labellisé,
    • logiciel et composants Genesis téléservice v1 labellisé ;
  • Éditeur Arche MC2 :
    • logiciel et composants Solis MDPH v6 labellisé,
    • logiciel et composants BAO v2 labellisé,
    • logiciel et composants Trans v8 labellisé,
    • logiciel et composants CIVI v8 labellisé ;
  • Éditeur Inetum : logiciel et composants IODAS MDPH v7 labellisé ;
  • MDPH de Lot-et-Garonne : logiciel et composants MDPHLA v1.0 labellisé ;
  • MDPH de Meurthe-et-Moselle : logiciel et composants GINETH v2.1 labellisé.

Ce contenu vous a-t-il été utile ?

Merci d'avoir donné votre avis.