Le déploiement du système d’information commun

Le projet d’harmonisation des systèmes d’information des maisons départementales des personnes handicapées (MDPH) est mené par étapes appelées paliers. Un palier correspond à un périmètre de fonctionnalités du logiciel. Le premier palier intègre le tronc commun, les échanges d’informations de la MDPH avec les caisses d’allocations familiales, avec l’Imprimerie nationale et avec le système d’information de suivi des décisions d'orientation.

Le déploiement se passe en plusieurs phases : le pré-déploiement, le déploiement dans les MDPH pilotes, puis la généralisation à toutes les MDPH.

Vidéo de présentation des étapes du déploiement

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Le pré-déploiement du système d’information commun

En 2017 et 2018, chaque MDPH a réalisé un diagnostic de son système d’information pour préparer au mieux l’arrivée de la nouvelle version de son logiciel. En fonction des résultats et des échanges avec la CNSA, chaque MDPH a été positionnée sur une vague du déploiement (fin 2018, janvier 2019 ou avril 2019).

Parallèlement, les MDPH constituent une équipe projet, analysent les impacts de la mise en place de ce nouveau logiciel (impacts métier, fonctionnels et techniques) et établissent leur planning de déploiement. Elles formalisent leur engagement dans une lettre d’engagement et une convention tripartite CNSA-département-MDPH. Outre les engagements, cette convention précise les modalités de versement de la participation financière de la CNSA aux MDPH et départements.

Vidéo : les activités de prédéploiement (par la CNSA)

Témoignages vidéos de la MDPH de la Mayenne, du Calvados et de la Seine-Maritime sur les activités de prédéploiement

Le déploiement du système d’information commun

Le déploiement se passe en deux temps. Le logiciel, labellisé, est tout d’abord installé dans les 7 MDPH pilotes chargées de le tester. Puis il est déployé dans toutes les MDPH, c’est la phase de généralisation. Elle a débuté fin 2018 et se poursuivra jusqu'à la mi-2020. La CNSA propose un accompagnement et des outils pour la phase de généralisation.

Les tests dans 7 MDPH pilotes

Les 7 MDPH pilotes volontaires ont été sélectionnées selon plusieurs critères : leur taille, la diversité de leur système d’information et la représentativité des différentes configurations techniques avec le département (base commune ou base séparée).

Il s'agit des MDPH de l’Ain, du Gers et du Nord utilisatrices du logiciel de GFI, du Calvados, de la Haute-Savoie et de Paris pour la solution d’InfoDB (Up Citizen), et de la Seine-Maritime pour le logiciel de Sirus (Atos). Les 7 MDPH pilotes travaillent au quotidien avec la nouvelle version de leur logiciel depuis fin 2018 ou début 2019.

La généralisation à toutes les MDPH

La généralisation a débuté fin 2018 avec une vingtaine de MDPH et elle se poursuivra jusqu'à la mi-2020. Ainsi, à la fin du premier semestre 2020, toutes les MDPH seront équipées.

Pendant cette phase de généralisation, la CNSA accompagnement les MDPH. Elle a mis en place une cellule d’appui nationale qui :

• appuie chaque MDPH dans l’analyse d’impact métier, la structuration et le suivi de son plan d’action qui préparera l’installation du système d’information harmonisé ;
• met à disposition des supports permettant de réaliser les activités préparatoires à l’installation du SI (fiches activités, modèles de documents…).

L’ensemble des outils pour aider au déploiement est en ligne sur un extranet « Observatoire du SI des MDPH ».

Par ailleurs, la CNSA organise des webconférences mensuelles, administre un Sharepoint du SI commun des MDPH et diffuse une lettre programme trimestrielle.

L'ouverture du service MDPH en ligne

Comme les autres administrations, les MDPH ont obligation de mettre à disposition de leurs usagers un téléservice permettant de faire une demande en ligne et d’y joindre les pièces nécessaires de manière dématérialisée. Pour les y aider, la CNSA met à disposition le téléservice « MDPH en ligne ».

Avec ce téléservice, l’usager pourra saisir et transmettre sa demande en ligne, la corriger ou la compléter si nécessaire. Il pourra y joindre les pièces obligatoires et complémentaires.

Les agents de la MDPH recevront une information lors de l’émission d’une nouvelle demande sur leur secteur géographique. Ils auront accès au dossier via l’interface de gestion des demandes et pourront solliciter l’usager via l’interface s’il manque des pièces au dossier. Ils pourront ensuite télécharger le dossier, notamment pour le conserver dans la GED.

Ce téléservice « MDPH en ligne » offre aux MDPH des fonctionnalités répondant à des exigences de sécurité et d’accessibilité numérique.

La CNSA propose cette solution de manière temporaire, entre 2019 et 2022, le temps que les MDPH achètent une solution pérenne du marché ou la développent elles-mêmes. Si elles souhaitent mettre en place cette solution, les MDPH signent une convention avec la CNSA.

D’autres options sont également possibles : elles peuvent dès à présent acquérir une solution du marché - plusieurs éditeurs proposent déjà des outils de demande en ligne ou de « portail usagers » - ou développer leur propre téléservice.