Au moment du renouvellement ou de l’attribution d’une aide (AAH, AEEH) à une personne en situation de handicap, la MDPH transmet automatiquement la décision à la CAF. La mise en place d’un échange de flux dématérialisés et automatisés permet de réduire les délais de traitement des dossiers des usagers et d’atteindre progressivement l’objectif « zéro papier ». Démarré en 2018, le déploiement se poursuit. 

La nouvelle version du système d’information commun des MDPH permet d’automatiser les échanges entre la MDPH et l’Imprimerie nationale pour la fabrication des cartes mobilité inclusion et d’envoyer des notifications simplifiées à l’usager.

Le Palier 1 du SIH a apporté une fonctionnalité permettant d’exporter vers l’outil de suivi des orientations (SI SDO), les décisions d’orientation en ESMS prise par les MDPH.

Le déploiement du système d’information de suivi des orientations a renforcé la concertation de l’ensemble des acteurs autour de l’accompagnement des personnes handicapées. Il a vocation à soutenir la mise en œuvre de la réponse accompagnée pour tous. 

Initialement représenté par 2 systèmes d’informations (Via Trajectoire et Osmose), en 2022, la solution Via Trajectoire est devenue l’unique solution de suivi des orientations pour les MDPH à la suite de l’abandon par l’ARS de la Réunion et celle de Mayotte de la solution Osmose.

En 2024, 101 départements ont donc fait le choix de Via Trajectoire comme SI SDO.

L’outil de suivi des orientations est la passerelle entre le système d’information des maisons départementales des personnes handicapées et celui des établissements et services médico-sociaux. Il offre une vision consolidée et instantanée des suites données aux décisions d’orientation en établissement d’hébergement permanent et service, c'est-à-dire l’état d’avancement des démarches engagées pour l’admission des personnes handicapées. Les professionnels des MDPH et des établissements et services médico-sociaux disposent d’une vision plus opérationnelle et partagée qui facilite leurs échanges.

Le système d’information de suivi des orientations est lui-même connecté à la base FINESS pour représenter dans son annuaire de manière exhaustive la liste des établissements d’un territoire et au répertoire opérationnel des ressources (ROR) pour recueillir la description précise de leur offre (heures d'accueil, âge minimum ou maximum de prise en charge, types d'équipements...). Le ROR utilise une nomenclature nationale qui permet de décrire l'offre de soins de façon homogène et cohérente sur tout le territoire, pour ensuite faciliter la comparaison de l'offre et donc l'orientation.

La MDPH transmet, à partir de son système d’information, les informations relatives à la personne et celles concernant le ou les établissements et services ou catégories d’établissements et services mentionnés dans la décision d’orientation vers le système d’information de suivi des décisions d’orientation. Le ou les établissements et services médico-sociaux concernés renseignent alors les suites données à la décision de la MDPH (prise de contact avec la personne, analyse du dossier, entrée/sortie, liste d’attente et places disponibles…). La MDPH dispose d’informations mises à jour régulièrement sur les démarches de l’usager (prise de contact) et sur la décision de l’établissement ou du service.

En tant qu’administrations, les MDPH sont tenues de mettre à disposition de leurs usagers un téléservice leur permettant de réaliser leurs démarches de manière dématérialisée. La CNSA leur propose le téléservice MDPH en ligne : une première version a été livrée en janvier 2019. La version interconnectée avec les systèmes d’information des MDPH est déployée dans le cadre du palier 2.1. Ce service est 100 % accessible et homologué RGS.

La CNSA a proposé le téléservice MDPH en ligne aux MDPH en 2019.

• 82 MDPH ont choisi de s’équiper de MDPH en ligne, 
• les autres utilisent le téléservice de leur conseil départemental, un téléservice conçu par un autre éditeur, ou sont encore en réflexion.

Avec MDPH en ligne, le demandeur (la personne handicapée ou un aidant) peut saisir et transmettre sa demande en ligne. Il y joint les pièces obligatoires et complémentaires.

Depuis la mise en place du Palier 2 du SIH, le téléservice peut communiquer directement avec le logiciel de la MDPH, facilitant ainsi l’instruction des dossiers pour les professionnels. Grâce à l’interconnexion entre les SI MDPH et le téléservice, les données renseignées par les personnes sur le portail MDPH en ligne sont directement intégrées dans le logiciel de la MDPH, ce qui évite aux agents de ressaisir les informations. Le dossier est traité intégralement de manière numérique, depuis le dépôt de la demande jusqu’à la notification des décisions de la commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées (CDAPH) à l’usager. Les professionnels peuvent par exemple demander des documents complémentaires à l’usager, lui communiquer automatiquement l’état d’avancement de son dossier ou lui transmettre ses notifications de droits directement depuis le système d’information.

Le centre de données SI MDPH permet, grâce à un outil d’extraction automatique de données du système d’information des MDPH, de produire des statistiques anonymisées en continu sur les personnes handicapées et leur parcours.

La connaissance des besoins des personnes handicapées est un outil de pilotage précieux pour les MDPH. Elles bénéficient ainsi d’une connaissance fine des besoins de leurs usagers, de leurs parcours et de la meilleure adéquation entre les besoins et les réponses apportées. Au niveau national, ces données sont indispensables pour définir les axes des futures politiques publiques.

> Consulter le baromètre des MDPH

Pour faciliter l’accompagnement professionnel des personnes en situation de handicap, le système d’information harmonisé permet l’échange automatique de données entre les MDPH et Pôle emploi. Le dossier des personnes en situation de handicap est ainsi automatiquement mis à jour dans le système d’information de Pôle Emploi, de manière transparente pour l’usager.

Le livret de parcours inclusif vise à faciliter la mise en œuvre de décisions relatives à la scolarisation d’élèves en situation de handicap. Copiloté par le ministère de l’Éducation nationale, il centralise les informations relatives à l’élève, à son parcours et aux aménagements ou accompagnements mis en place (programme personnalisé de réussite éducative, projet d’accueil individualisé, projet personnalisé de scolarisation, GEVA-Sco…). Il est généralisé depuis le 1er janvier 2022.

L’éditeur candidat à la labellisation : 

• téléchargement des modèles de documents convention et règlement de labellisation (documents téléchargeables dans la colonne droite),
• envoi des pièces par voie électronique ;

La CNSA : vérification administrative de la complétude du dossier.

Vérification de conformité préliminaire de la candidature : démonstration du SI sur la base d’un échantillon d’exigences du référentiel fonctionnel (voir documents à télécharger dans la colonne de droite) ;

Vérification de conformité de la solution à l’ensemble des exigences du référentiel fonctionnel sur la base des scénarios de labellisation (voir documents à télécharger dans la colonne de droite) :

• Visites de conformité,
• Rapport sur la conformité et comité de labellisation.

Signature de la convention de label par la CNSA : à partir de l’exemplaire envoyé par le candidat lors du dépôt de son dossier de candidature.

Tous les six mois, les candidats labellisés devront attester que leur solution est toujours en ligne avec le référentiel fonctionnel le plus récent.

Dès le déploiement de la solution, des visites complémentaires chez les MDPH peuvent avoir lieu. Leur but est de vérifier que les concepts du référentiel fonctionnel sont bien utilisés. 

Des visites d’audit peuvent avoir lieu dans les MDPH. Si, à la suite d’une visite complémentaire ou d’un signalement d’une MDPH, un dysfonctionnement est constaté, une visite d’audit peut alors être réalisée sur le périmètre concerné.