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Transformation de SAAD en équipes locales autonomes : identifier les points d'attention avant la transformation

Services à domicile Innovation

Publié le

En 2020, la CNSA a lancé en partenariat avec AG2R La Mondiale une étude évaluative de services d’aides et d’accompagnement à domicile (SAAD), dans quatre départements, qui expérimentent un fonctionnement en équipes locales autonomes. Les premiers résultats de l’évaluation de ces SAAD avant leur transformation en équipes locales autonomes sont disponibles. Cette évaluation est réalisée par le bureau d’études Stratélys.

Premiers résultats de l’évaluation avant transformation

Entre janvier 2022 et mars 2023, Stratélys a mené des travaux pour caractériser finement les quatre SAAD autour des enjeux :

  • d’organisation des équipes,
  • de qualité de vie au travail et de développement des compétences des professionnels,
  • de réglementation,
  • d’amélioration de l’efficience du service.

L’évaluation a mis au jour les leviers d’une transformation aboutie des SAAD en équipe locale et autonome et les points d’attention. Ils concernent :  

  • renforcement de la capacité d’agir et de la prise de décision des aides à domicile,
  • redéfinition du rôle des responsables de service et de leurs périmètres d’intervention,
  • nécessité de repenser les systèmes d’information.

Ces résultats sont présentés dans les monographies des quatre terrains, le rapport à T0 et sa synthèse et le rapport d'évaluation de la transformation. Ces résultats seront présentés à l'occasion d'un webinaire organisé le 17 octobre.

La démarche d’étude et d’évaluation se poursuit avec une nouvelle phase d’observation sur le terrain afin d’identifier des points de convergence et de divergence dans les organisations en équipes locales et autonomes. L’hypothèse est que, partant d’un modèle commun de mise en place d’équipes locales et autonomes, les SAAD aboutissent à des organisations qui peuvent présenter des différences.

Les constats en matière de qualité d’accompagnement

Le fonctionnement des services à domicile prestataires impliquent un temps de travail et de ressources hors du domicile : gestion des plannings, temps de trajet, formations et réunions de coordination en équipe… Ces activités, estimées non imputables au besoin direct de la personne accompagnée, ne sont pas valorisées. Par ailleurs, il a été fait le constat que la qualité et la sécurité de l’accompagnement dans l’aide à domicile sont parfois compromises par les passages irréguliers de plusieurs intervenants au domicile avec des jours et horaires variables, sans planification et suivi partagé des interventions entre les aides à domicile. Le suivi de la qualité n’est assuré que par les responsables et les assistants de secteur.

La mise en place d’équipe locale et autonome vise notamment à faire évoluer cette situation en repositionnant, par exemple, l’équipe des intervenants à domicile au centre de l’organisation.

De manière générale, les aides à domicile sont des acteurs clés de la prévention et du renforcement du lien social. Pourtant, les aides à domicile ne semblent pas avoir conscientisé totalement cet aspect de leur métier, qui est une conséquence indirecte de leurs interventions centrées sur les personnes et leurs besoins essentiels. Les SAAD proposent systématiquement une évaluation des besoins en amont, ou au début de l’accompagnement. Cette évaluation est généralement menée par le responsable de secteur en lien avec la personne accompagnée et sa famille. Cependant, les SAAD n’intègrent pas les intervenants ni les réseaux informels et formels. Des initiatives existent néanmoins au travers de la mise en place d’activités à destination des aidants, par exemple les « rencontres familles » du SAAD 4 ou encore le café des aidants, l’accueil de jour et les séjours de répit dans l’association du SAAD 2. Dans le cadre du passage en équipes locales et autonomes, il est prévu que ces évaluations des besoins en amont, ou au début de l’accompagnement, généralement menée par le responsable de secteur en lien avec la personne accompagnée et sa famille, intègrent systématiquement les intervenants et les réseaux informels et formels dans un souci de continuité et d’amélioration du service rendu.

L’expérimentation des équipes locales et autonomes vise également à évaluer si le déploiement du modèle pourrait contribuer par un impact positif à renforcer le maintien à domicile des personnes accompagnées et plus globalement le virage domiciliaire (durée de maintien à domicile plus longue, durée plus courte en cas d’hospitalisation, diminution du taux d’admission aux urgences, etc.). Avant transformation, les durées moyennes de séjour de bénéficiaires varient de 472 à 1095 jours. Le degré de perte d’autonomie et de dépendance des personnes accompagnées par les équipes évaluées peuvent impacter leur maintien à domicile ou non indépendamment des effets du modèle des équipes locales et autonomes. Dans le cadre des prochaines vagues d’évaluation, il conviendra de veiller à identifier l’éventuelle évolution de la perte d’autonomie des publics accueillis par les différentes équipes de chaque SAAD (par exemple, avec le suivi de l’évolution des GIR des personnes accompagnées par les équipes évaluées).

Les constats en matière de qualité de vie au travail et de développement des compétences des professionnels

Le secteur de l’aide à domicile connait actuellement d’importantes évolutions de ses pratiques du fait de l’accroissement de la perte d’autonomie des usagers, du virage domiciliaire ou encore des exigences accrues de qualité de service dans l’accompagnement. Les services d’aides à domicile se professionnalisent et se doivent de monter en compétence pour répondre à ces nouveaux besoins. Avant transformation, la majorité des professionnels des terrains d’expérimentation ne sont pas engagés dans une démarche de formation pour accompagner leur montée en compétence et reconnaitre leurs expériences. Seul 34% des intervenants déclarent disposer d’un projet de formation. La part des intervenants avec un projet de formation est plus importante au sein des équipes en transformation (40%) au regard des équipes non transformées (28%). Le modèle des équipes locales et autonomes s’inscrit pleinement dans une dynamique de valorisation et de montée en compétences des aides à domicile. L’évaluation permettra ainsi de constater des évolutions en termes d’autonomie et de capacité d’agir des professionnelles.

Dans la continuité, la notion d’équipe est peu développée dans les quatre SAAD évalués. la coordination et les prises de décision sur l’organisation des équipes d’intervenants à domicile et les processus administratifs sont majoritairement effectuées par la direction et les responsables de secteur. Par exemple, les plannings sont réalisés sans concertation avec les intervenants à domicile. Cela peut entrainer une mauvaise circulation de l’information et des désaccords. L’auto organisation et le transfert de certaines tâches aux intervenants à domicile, la création de petites équipes et la mise en place de réunions régulières constituent des moyens de pallier à ces difficultés et de compléter voire remplacer le système décisionnaire actuel en leur donnant les possibilités et moyens de s’informer, se coordonner et de décider. Plus largement, ce modèle permettra également de retrouver un collectif de travail source de reconnaissance et de soutien. Toutefois, la transformation en équipes autonomes et locales ne pourra se faire sans la montée en compétences des responsables de secteurs et leur acceptation face au changement organisationnel impulsé par ce nouveau modèle.

Les constats en matière d’efficience du service

Le modèle des équipes locales et autonomes repose sur la simplification et la digitalisation des processus administratifs en mettant en avant le lien étroit entre la performance économique et son système d’information utilisé pour simplifier les tâches, réduire la bureaucratie, communiquer rapidement et efficacement.

Avant transformation, l’ensemble des processus administratifs sont gérés par les fonctions hors intervention (dirigeant, responsable et assistant de secteur, coach, responsable ressources humaines, assistant…). Les aides à domicile sont munies de téléphones mobiles permettant un accès aux informations administratives des bénéficiaires et à leurs plannings, en lien avec les logiciels métiers de chaque service. Un point de vigilance porte sur l’utilisation de dispositifs de communication non réglementaire (respect de la réglementation RGPD, etc.). De plus, les outils numériques déployés ne proposent pas les fonctionnalités nécessaires (accès et modifications du dossiers usagers, aux plannings, partage des données de santé ou encore à des formations) prévu selon le modèle.  L’évolution attendue des processus administratifs aura un impact sur les missions attribuées aux professionnels, d’intervention comme hors intervention. Un travail devra être anticipé concernant l’évolution des responsabilités et des délégations de tâches et ainsi sur les fiches de poste (voir les contrats de travail). Par ailleurs, ces outils numériques entrainent un coût d’investissement (et de maintenance) important pour les SAAD. Il sera nécessaire de mesurer cette dimension économique notamment lors de l’évaluation du processus de transformation en tant que tel.

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