Un responsable des services généraux H/F

Publié le : 22 août 2016-Mis à jour le : 22 août 2016

I. Activités de la direction en charge des ressources humaines, de l’administration des affaires générales et des financières

La direction en charge des ressources humaines, de l’administration générale et des finances est chargée des ressources humaines, des marchés publics, des affaires juridiques, des services généraux, de la coordination budgétaire et financière et du contrôle interne.

Elle est responsable de la communication interne avec l’appui de la direction de la communication dans la diffusion d’informations à destination du personnel de la Caisse.

Elle est composée de trois pôles (Pilotage et gestion des ressources humaines, Service généraux, Budget et finances), d’une cellule des marchés publics et de l’appui juridique et d’une cellule de contrôle interne.

1/ Le pôle Pilotage et Gestion des Ressources Humaines

2/ Le pôle Services Généraux

Il exerce l'ensemble des services généraux.

A ce titre :

  • il définit et met en œuvre les politiques en matière d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail et assure une veille règlementaire sur ces sujets ;
  • il met en œuvre et assure le suivi des programmes de travaux, de maintenance et de sûreté des biens immobiliers, des installations et des équipements ;
  • il apporte un appui logistique à l'ensemble des directions ;
  • il assure la réception, la distribution et l'expédition du courrier et des colis ;
  • il assure l'accueil physique et téléphonique du public.

3/ Le pôle Budget et Finances

4/ Une cellule des marchés publics et de l’appui juridique.

5/ Une cellule du contrôle interne.

La direction en charge des ressources humaines, de l’administration générale et des finances est placée sous l’autorité d’un directeur et d’un directeur adjoint.  

2. Les missions et responsabilités

Le/la candidat(e) est sous la responsabilité hiérarchique du directeur en charge des ressources humaines, de l’administration générale et des finances.

Il/elle est garant(e) de la bonne réalisation de l’ensemble des activités du pôle services généraux et a pour mission d’encadrer fonctionnellement les personnes le composant. Ponctuellement, il/elle devra remplacer les agents du pôle en cas d’absence de ces derniers.

Plus particulièrement, le/la  candidat(e) recruté(e) sera chargé(e) de :

  • s’agissant de la gestion des locaux
    • veiller au maintien en bon état des locaux (entretien, maintenance et contrôles réglementaires) et participer à leur optimisation technique et environnementale ;
    • participer à l’inspection en matière d’hygiène et de sécurité et veiller au respect des règles en la matière en appui à la Direction ;
    • participer à l’organisation des bonnes conditions d’hygiène des locaux et à la gestion quotidienne des accès aux locaux ;
    • organiser les travaux d’aménagements, des déménagements et de l’installation des postes de travail.
  • s’agissant de la logistique de la Caisse
    • assurer la tenue de la régie ;
    • participer à l’organisation de réunions et manifestation ;
    • organiser/superviser la destruction des archives et le traitement des déchets de biens mobiliers.
  • s’agissant des achats
    • assurer les achats dont les services généraux ont la charge et superviser l’approvisionnement des fournitures logistiques et mobilières ;
    • rédiger les pièces techniques des marchés relatifs aux travaux d’aménagements, aux déménagements, à la maintenance immobilière et mobilières, l’hygiène, la sécurité et les moyens logistiques ;
    • suivre la bonne exécution des marchés et des contrats de prestation ;
    • aider à la définition technique des besoins de fonctionnement de la CNSA et à les rédiger le cas échéant.
  • en matière budgétaire et financière
    • participer à l’élaboration du budget des services généraux ainsi qu’au suivi financier et comptable des marchés et des contrats des services généraux ;
    • participer au suivi des baux ;
    • superviser les mesures d’inventaires physiques de la CNSA.
  • en matière d’organisation interne du pôle
    • animer et organiser le travail de l’équipe au quotidien ;
    • superviser le classement des dossiers physiques et informatiques du pôle ;
    • définir, en relation avec le directeur/directeur adjoint, les procédures du domaine (notamment courrier, accueil, sécurité, services généraux) et plus particulièrement celles sur le suivi des attributions et restitutions des cartes de parking, des téléphones portables professionnels, des clés de bureau et des badges cantine, les mettre en place et en assurer le suivi ;
    • élaborer des tableaux de bord pour le suivi, l’analyse et le reporting de l’activité de son secteur.

Il est demandé une certaine disponibilité en fonction des évènements organisés à la CNSA.

III. Compétences requises

Les compétences transverses à l’emploi-type de responsable de pôle sont :

  • travailler ensemble ;
  • être fiable ;
  • manager l’activité ;
  • manager des hommes ;
  • décider, arbitrer ;
  • organiser le progrès du domaine.

Les compétences spécifiques au poste de responsable des services généraux sont :

  • gérer les priorités et planifier les interventions ;
  • rédiger les procédures internes du pôle services généraux à la CNSA  et les mettre à jour ;
  • superviser la bonne réalisation des travaux suivant la réglementation en vigueur en matière d’électricité, d’hygiène, de sécurité ;
  • utiliser les outils informatiques (traitements de textes, tableur, base de données) ;
  • élaborer les spécifications techniques (notamment pour les achats de fonctionnement) et savoir rédiger les cahiers des charges ;
  • élaborer et analyser les outils d’aide à la décision et de reporting (tableaux de bords, indicateurs, simulation..) ;
  • gérer les priorités et planifier les interventions.

Les connaissances attendues pour occuper ce poste sont :

  • connaissance de la réglementation et de son utilisation en matière d’hygiène et de sécurité ;
  • connaissance des règles de la commande publique ;
  • connaissance de la sphère administrative/environnement de la CNSA.

IV. Profil

Le/la candidat(e) devra être titulaire au minimum d’un bac+3 avec de bonnes connaissances techniques dans les domaines des aménagements immobiliers, la maintenance immobilière, de l’hygiène et de la sécurité et de l’achat public.

Une expérience confirmée (5 ans et plus) sur un poste équivalent est demandée.

Engagée en faveur de l'égalité des chances, la CNSA vous informe que ce poste est ouvert aux candidats en situation de handicap.

V. Modalités de candidature

Poste à pourvoir sous contrat à durée déterminée de droit public d’une durée de 3 à 6 mois (décret 86-83), susceptible d’évoluer vers un CDI.

Dossier de candidature (Lettre de motivation + CV) à adresser au pôle RH sous la référence DAGF/VC/082016 par e-mail à l’adresse suivante : Candidature.CNSA@cnsa.fr avant le 30 septembre 2016.

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