Un assistant de direction H/F au sein de la direction des établissements et services médico-sociaux

Publié le : 15 juin 2017-Mis à jour le : 16 juin 2017

Direction concernée

Direction des établissements et services médico-sociaux (ESMS).

Mission de la Direction

La direction des établissements et services médico-sociaux (DESMS) est chargée de la répartition et de la bonne gestion sur l'ensemble du territoire national des moyens affectés à la CNSA pour financer les prestations des établissements et services mentionnés à l'article L 314-3-1 du code de l'action sociale et des familles et elle contribue également au développement et à l’adaptation de l’offre en établissements et services médico-sociaux, dans un contexte où de nombreuses réformes concernant le secteur sont en cours de mise en œuvre ou d’élaboration.

Elle assure ces missions en lien étroit avec les équipes des agences régionales de santé (ARS), auxquelles elle apporte un appui métier et des outils (SI notamment), et dont elle contribue à animer le réseau en lien avec le Secrétariat général des ministères sociaux et les administrations centrales investies dans le champ médico-social.

A ce titre :

  1. elle répartit l'objectif de dépenses entre les ARS en s'appuyant sur toutes analyses ou études permettant d'évaluer les besoins des personnes et d'établir à partir de ces besoins une programmation de l'offre de services ;
  2. elle assure une fonction d'appui et d'expertise auprès des ARS dans l'élaboration des programmes interdépartementaux d'accompagnement des handicaps et de la perte d'autonomie et dans leur mise en œuvre ;
  3. elle assure le suivi des capacités d'accueil et d’accompagnement des établissements et services médico-sociaux ;
  4. elle participe, dans le cadre des travaux préparatoires de chaque loi de financement de la sécurité sociale, à la construction de l'objectif global de dépenses et en assure le suivi infra-annuel ;
  5. elle assure le suivi de la mise en œuvre par les ARS des actions d'aide à l'investissement des établissements et services médico-sociaux financées par la Caisse ;
  6. elle contribue à la connaissance des coûts des établissements et services ;
  7. elle est investie dans l’élaboration des plans nationaux d’évolution de l’offre médico-sociale et dans le pilotage de leur mise en œuvre ;
  8. elle contribue à l’élaboration, l’appropriation et la mise en œuvre des réformes du financement concernant le secteur médico-social ;
  9. pour l’ensemble des missions qui précèdent, elle assure la maîtrise d’ouvrage de systèmes d’information métier mis à disposition des ARS et des ESMS  (pour la programmation, la tarification, la gestion des subventions PAI…), développés avec l'appui de la direction des systèmes d'information, et elle élabore la stratégie d’urbanisation des SI dans le champ de compétence de la direction et en assure la mise en œuvre ;
  10. elle contribue au pilotage et au suivi du projet MAIA ;
  11. elle produit et diffuse des données à partir des différents SI dont elle assure la maitrise d’ouvrage ;  
  12. elle contribue à l’évolution des outils scientifiques de mesure des besoins en soins (PATHOS).

La direction des établissements et services médico-sociaux est placée sous l’autorité d’un directeur et d’un directeur adjoint, et composée de trois pôles placés chacun sous l’autorité d’un responsable de pôle :

  • le pôle « programmation de l’offre » ;
  • le pôle « allocation budgétaire » ;
  • le pôle « réforme de la tarification des établissements et services médico-sociaux accueillant et accompagnant des personnes handicapées » (SERAFIN-PH).

La direction des établissements et services médico-sociaux est également composée :

  • d’une mission de maîtrise d’ouvrage des systèmes d’information placée sous l’autorité du directeur-adjoint
  • d’un chargé de mission communication/affaires juridiques
  • d’un responsable études et liens avec la CNAMTS qui est chargé de conduire des études dans les domaines d'attribution de la direction et de participer plus spécifiquement à l'animation des relations avec le réseau de l'assurance maladie ; à ce titre il suit la mise en œuvre de la convention liant la CNSA à la CNAMTS et coordonne les travaux conduits au sein de la direction dans le cadre de cette convention.

La direction des établissements et services médico-sociaux est placée sous l’autorité d’un directeur et d’un directeur adjoint.

Intitulé du poste

Assistant(e) de Direction.

Emploi type

Assistant

Nature du poste

CDI UCANSS

Niveau d’étude demandé

Bac +2 minimum.

Niveau d’expérience souhaitée

2 ans.

Niveau conventionnel ou catégorie fonction publique

Niveau 4 ou plus selon profil et expérience ou fonction publique en détachement CAT B (Etat/Territorial).

Positionnement de l’agent dans l’organigramme de la direction

Le/la candidat(e) est sous la responsabilité directe du Directeur ESMS et de son adjoint.

Missions et activités du poste

Appuyer la direction ESMS, soit l’équipe de direction mais également l’ensemble de l’équipe, pour un fonctionnement quotidien fluide et efficace, en binôme avec un(e) autre assistant(e).

Activités/tâches du poste

L’Assistant(e) de Direction réalisera notamment les activités suivantes (sous réserve d’ajustements dans le cadre d’une mission en cours d’harmonisation de la fonction d’assistant au sein de la CNSA) :

  • Dans le domaine de la communication 
    • mettre à jour en continu la base de contacts de la direction ESMS (coordonnées précises) en lien avec les autres directions de la CNSA pour les contacts communs ;
    • soutenir l’équipe pour la préparation et le suivi des réunions de travail internes et externes (comités métier avec la direction générale, Conseil de la CNSA et ses commissions préalables, réunions nationales avec les Agences régionales de santé…) : préparation d’ordre du jour, de dossiers, invitations, réservation de salle, anticipation de la logistique, rédaction de comptes-rendus
    • assurer le suivi de la procédure courrier au sein de la Direction (dont le suivi des interventions signalées en liaison avec les pôles) : tri, enregistrement, préparation;
    • faciliter les liaisons internes et interservices et la circulation de l’information au sein de la direction
    • garantir la qualité formelle des productions écrites de la direction (mise en forme et relecture de notes, décisions, etc.)
    • soutenir l’équipe dans son activité d’animation de réseau, notamment en prenant en charge certaines tâches relatives à la gestion des comptes utilisateurs du site collaboratif de la direction
  • Dans le domaine de l’organisation :
    • conseiller et assister l’équipe dans le classement et l’archivage des informations et des documents, et l’assurer de manière régulière ;
    • assurer la gestion de l’agenda, l’organisation de rendez-vous et de réunions ;
    • assurer l’organisation de déplacements en France et à l’étranger ;
    • suivre l’avancement de différents processus métier ou managériaux (dialogues de gestion annuels ARS, campagnes d’évaluation des agents…), pour formaliser le rendu-compte à la direction ESMS ;
  • Dans le domaine de la gestion : assurer la gestion des dépenses de la direction en lien avec la Direction des ressources et l’agence comptable, effectuer le suivi infra-annuel du budget de fonctionnement de la direction ESMS et des marchés publics rattachés à la direction ESMS

Intérêts-contraintes du poste

Poste situé à Paris, sans déplacements.

Champ d’autonomie et de responsabilité

La coordination et le partage fluide d’informations et de tâches entre le binôme d’assistant(e)s de direction est indispensable.

L’agent rend compte au Directeur ESMS.

Une capacité d’initiative est attendue, pour proposer toute mesure d’amélioration de l’organisation et de l’efficacité de la direction.

Champ des relations

En interne, toutes les autres directions de la CNSA.

En externe, tous les interlocuteurs de la direction ESMS : administrations centrales, agences régionales de santé, organismes de sécurité sociale, collectivités, associations, fédérations, etc.

Compétences transverses de l’emploi type

  • Travailler ensemble ;
  • Etre fiable
  • Réaliser un service de qualité
  • Réagir, s’adapter
  • S’organiser, gérer son temps
  • Evaluer les situations

Compétences spécifiques

Les « savoir-faire » :

  • Maîtriser les méthodes d’organisation (planning/suivi courrier/préparation du dossier de réunions/classement)
  • Maîtriser les procédures internes en vigueur (et en particulier celle relative aux marchés publics)
  • Maîtrise poussée et mise à jour (formations régulières) des outils bureautiques Windows
  • Gérer des dossiers thématiques transversaux à la direction (domaine préparation des dossiers conseil, commissions/diffusion des notifications nationales aux ARS/marchés ESMS)
  • Préparer et organiser la logistique de réunions nationales et d’échanges techniques avec le réseau

Les « savoirs » :

  • Connaissance des circuits administratifs et comptables
  • Connaissances administratives générales (environnement institutionnel/rôles)
  • Connaissance des règles de la commande publique
  • Connaissance générale administrative de la CNSA et de son environnement externe

Les « savoir-être» :

  • Aisance relationnelle
  • Sens du service
  • Discrétion
  • Facilitation
  • Force de proposition
  • Flexibilité et adaptabilité

Le dossier de candidature (lettre de motivation + CV)  doit être adressé à la direction des Ressources, sous la référence DESMS/AD/RF/062017 par mail à l’adresse suivante : Candidature.CNSA@cnsa.fr avant le 14 juillet 2017.

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